In dit document is het vrijwilligersreglement van voetbalvereniging S.V. Heythuysen nader uitgewerkt. Het is als zodanig een concrete en gedetailleerde uitwerking van het vrijwilligersbeleid dat door de leden is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering op vrijdag 13 mei 2022.

Allereerst zullen de algemene spelregels worden uitgelegd. Ook besteden we aandacht aan het verzuim- en coulancebeleid alsmede de administratieve kant die een belangrijk onderdeel vormt voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Tot slot is er een lijst met veel gestelde vragen en antwoorden opgenomen.

Dit vrijwilligersreglement zal – alvorens het bindend kan worden verklaard voor alle leden – ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.

Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 16 september 2022 hebben de leden dit reglement vastgesteld.

Functies en taken

Zoals vermeld in het vrijwilligersbeleid maken we onderscheid in functies en taken. Daarnaast maken we onderscheid tussen team overstijgend (“overkoepelend”) en team gebonden (“team specifiek”). Door deze dimensies te combineren ontstaat er een matrix die er als volgt uitziet:

Een overzicht van alle functies en taken is te vinden in het functieboek op onze website. De functies en taken kunnen in de loop der jaren veranderen. Nieuwe functies/taken worden gecommuniceerd via de website/voetbal.nl app.

Team overstijgende functies

• Team overstijgende functies gelden voor het gehele seizoen;
• Leden die een dergelijke functie invullen voldoen volledig aan de plichtstelling tot het verrichten van clubwerk en hoeven dus geen extra punten te behalen. Dit geldt ook voor hun kind(eren) jonger dan 16 jaar (peildatum 1 juli);
• Indien de functie voortijdig wordt beëindigd zal in beginsel het volledige bedrag aan extra contributie worden geheven.

Team gebonden functies

• Team gebonden functies gelden voor het gehele seizoen;
• Leden die een dergelijke functie invullen voldoen volledig aan de plichtstelling tot het verrichten van clubwerk en hoeven dus geen extra punten te behalen. Dit geldt ook voor hun kind(eren) jonger dan 16 jaar (peildatum 1 juli);
• Indien de functie voortijdig wordt beëindigd zal in beginsel het volledige bedrag aan extra contributie worden geheven;
• In eerste instantie tracht Voetbal Technische Zaken deze team gebonden functies in te vullen. Lukt dat niet, dan zullen deze functies ingevuld moeten worden door spelende teamleden of (voor leden onder de 16 jaar) ouders van spelende teamleden. Lukt dat ook niet, dan gaat het team niet de competitie in, dan wel kan het niet trainen.

Team overstijgende taken

• Uitoefening van deze taken betekent invulling van de plichtstelling tot clubwerk;
• We werken met punten. Het aantal punten wat je moet behalen om geen extra contributie te hoeven betalen is voor het voetbalseizoen wat begint op 1-7-2022 en eindigt op 30-6-2023 bepaald op 10 punten;
• Spelende leden van 16 jaar en ouder jaar dienen zelf de punten te behalen. Voor het spelende lid tot 16 jaar mogen ook zijn/haar ouders/verzorgers het clubwerk uitvoeren. Broers, zussen, opa’s en oma’s kunnen ook clubwerk doen én punten op naam van het spelend lid tot 16 jaar behalen;
• Als er meerdere jeugdspelers jonger dan 16 jaar op één adres wonen, hoeft maar 1x clubwerk te worden uitgevoerd dan wel maar 1x extra contributie te worden voldaan indien niet het benodigde aantal punten wordt behaald;
• Behaal je minder punten dan zal in beginsel het volledige bedrag aan extra contributie worden geheven. Het is niet mogelijk om een deel van het vastgestelde aantal punten te behalen met daartegenover een gedeelte van de extra contributie;
• Per dienst/taak geven we vooraf aan hoeveel punten je kunt verdienen door deze dienst/taak uit te voeren;
• Het moment van uitvoering van de werkzaamheden bepaalt het seizoen waarvoor de punten tellen. Behaalde punten kunnen niet mee overgenomen worden naar volgend seizoen;
• Is een taak eenmaal ingeroosterd, dan kan men deze niet meer afzeggen. Ook niet bij onverwachte verhindering. Wel staat het iedereen vrij om te ruilen, dit kan via de voetbal.nl app. De oorspronkelijk aangewezen ouder/verzorger/spelend lid blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de taakplicht tot het moment van ruilen. Vind je niemand die bereid is te ruilen, dan blijf je dus zelf verantwoordelijk!
• De coördinator van de te verrichten taak zal er op toezien of de taak naar tevredenheid wordt uitgevoerd. Taken die niet naar tevredenheid zijn uitgevoerd kunnen leiden tot het niet laten gelden van de vrijwilligerstaak (dat wil zeggen dat de punten dus niet meetellen). De coördinator is bevoegd om hierover te beslissen in overleg met het bestuur en de vrijwilligerscommissie. Het lid zal hierover per mail of brief worden geïnformeerd;
• Leden jonger dan 16 jaar mogen geen bardiensten draaien waar alcohol geschonken wordt;
• Heb je je ingeschreven voor een taak en kom je niet opdagen, dan kan er een verzuimboete in rekening worden gebracht (zie paragraaf over extra contributie en verzuim);
• Bij een tekort aan inschrijvingen voor bepaalde taken kan het bestuur alsnog teams aanwijzen om bepaalde taken te vervullen;

Team gebonden taken

• Uitoefening van deze taken valt buiten de plichtstelling, daar het verplichte teamtaken betreft. Bestede uren aan deze taken worden niet geregistreerd als zijnde clubwerk;
• De leiders van het betreffende team zijn verantwoordelijk voor het inroosteren. Zij laten de taken per toerbeurt uitvoeren. De leiders worden hierbij ondersteund door het wedstrijdsecretariaat;
• Wordt hier door de spelende teamleden of ouders van spelende teamleden onder de 16 jaar geen gehoor aan gegeven, dan wordt het team, na 2 waarschuwingen (1ste escalatie bij de coördinator leeftijdscategorie, 2de bij het bestuur) uit de competitie gehaald.

Overige zaken

• Voetbalvereniging S.V. Heythuysen stimuleert vrijwilligers om cursussen te volgen, bijvoorbeeld voor trainers- en scheidsrechtersopleidingen;
• Het bestuur van S.V. Heythuysen stelt zich ten doel het vrijwilligersreglement de komende tijd verder te ontwikkelen en aan te passen daar waar nodig. Wijzigingen zullen worden voorgelegd aan de ALV.

• Middels de Voetbal.nl app kunnen leden aangeven welke dagen ze beschikbaar zijn om clubwerk te verrichten en welke taken ze bereid zijn uit te voeren;
• Op basis van hun voorkeuren krijgen leden vervolgens taken te zien die via de Voetbal.nl app gepubliceerd worden en kunnen zij zich inschrijven voor deze taken;
• Tevens kunnen taken worden geruild en kan het aantal te behalen en behaalde punten worden ingezien;
• Let op: voor het inschrijven op taken geldt het motto “wie het eerst komt, het eerst maalt”. Oftewel: vol is vol;
• De handleiding voor het gebruik van de Voetbal.nl app is te downloaden via onze website;
• Naast de Voetbal.nl app wordt er ook via andere kanalen gecommuniceerd, onder andere via onze website en via schermen in onze kantine;
• Enkele handige links:
  • S.V. Heitse, det zeen wae same
  • Vrijwilligersbeleid
  • Functie en Takenboek
  • Rooster
  • Handleiding gebruik Voetbal.nl app

De vrijwilligersadministratie wordt gedaan middels Sportlink. In Sportlink wordt ook de ledenadministratie bijgehouden, waardoor alle gegevens direct beschikbaar en actueel zijn. Belangrijke onderwerpen van de vrijwilligersadministratie zijn o.a.:

• N.A.W / telefoon /emailadres vrijwilliger;
• (Eventueel) link/relatie met spelend lid (bijvoorbeeld ingeval ouders de plicht vervullen);
• Per lid: keuze clubwerk of extra contributie;
• Voorkeurstaken;
• Aantal behaalde en te behalen punten per seizoen;

Leden dienen er voor te zorgen dat hun gegevens altijd up to date zijn!

De extra contributie

• De hoogte van de extra contributie is bepaald op € 100,–;
• Bij de invoering van het vrijwilligersbeleid wordt aan leden in de doelgroep eenmalig gevraagd of zij clubwerk willen verrichten of kiezen voor extra contributie. Deze voorkeur wordt geregistreerd in Sportlink. De voorkeur kan elk seizoen vóór 1 september worden gewijzigd, door een mail te sturen aan de vrijwilligerscommissie;
• Bij leden die daarvoor kiezen, wordt eind oktober de extra contributie geïnd op gelijke wijze waarop de reguliere contributie wordt geïnd;
• Belangrijk: wij zijn dringend op zoek naar handjes en niet naar extra geld. Kiezen te veel leden voor de extra contributie dan zal het bedrag van de extra contributie het volgend seizoen omhoog gaan;
• We gaan uit van het positieve. Wanneer je je opgeeft voor clubwerk, gaan we ervan uit dat het werk ook verricht wordt in het lopende seizoen. Sta je geregistreerd voor clubwerk, gaan we eind oktober niet incasseren. Mocht aan het eind van het seizoen blijken dat het clubwerk niet is gedaan, wordt per medio juni alsnog de extra contributie geïnd;
• Als de extra contributie van het seizoen aan het begin van het volgende seizoen nog niet is betaald, houdt dat in dat een deel van de reguliere contributie nog niet is voldaan en kan er niet gevoetbald worden door het spelende lid, dan wel alle spelende leden van het gezin (gelijke adres). Ook overschrijvingen naar andere voetbalverenigingen kunnen niet plaatsvinden als de contributie niet volledig is voldaan;
• De geïnde extra contributies zijn gelden van de vereniging en worden separaat geadministreerd en financieel verantwoord in het jaarverslag;
• Alle zaken worden per seizoen afgewikkeld. Er vindt geen verrekening plaats van punten met voorgaande of komende seizoenen;
• Nieuwe leden worden bij aanmelding geïnformeerd over de plichtstelling van het vrijwilligersbeleid. Bij aanmelding van nieuwe leden zal aangegeven moeten worden of de (ouders van de) spelende leden een functie willen vervullen, een team overstijgende taak dan wel voor extra contributie kiezen.

Verzuim
Indien een lid zijn ingeroosterde taak niet vervuld (niet op komt dagen), dan geldt het volgende sanctiebeleid (per seizoen):

1. De eerste keer dat in een seizoen een taakplicht wordt gemist, geldt een boete van 35 euro. Dit is het verzuimbedrag. Deze boete kan worden voorkomen als er binnen een week na het verzuim contact wordt opgenomen met de vrijwilligerscommissie en er een nieuwe taak wordt vastgesteld;
2. Bij een tweede verzuim geldt eveneens een boete van 35 euro welke niet kan worden voorkomen;
3. Op iedere volgende keer dat een taak wordt gemist volgt een schorsing van 4 weken;
4. Zowel de extra contributie als verzuimbedrag kennen een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Indien boetegelden niet betaald worden, is het bestuur gerechtigd de speler niet speelgerechtigd te verklaren.

Spelende leden of ouder(s)/verzorgers van jeugdleden die menen in omstandigheden te verkeren die hen het uitvoeren van een vrijwilligerstaak of het betalen van de extra contributie onmogelijk maakt, kunnen bij het bestuur een met redenen omkleed verzoek indienen om te worden uitgezonderd van de taakplicht. Het bestuur is bevoegd hier een besluit in te nemen.

Elk jaar wordt een vaste cyclus gevolgd bij het uitvoeren van het vrijwilligersbeleid. We zetten hieronder de te volgen globale tijdslijn uiteen: