Tijdens de Algemene Ledenvergadering van vrijdag 16 september jl. hebben de leden op voordracht van het bestuur het vrijwilligersreglement vastgesteld. Samen met het al eerder vastgestelde vrijwilligersbeleid (Algemene Ledenvergadering 13 mei 2022) vormen beide documenten de sterke basis voor de invoering van het nieuwe vrijwilligerswerk onder de naam S.V. Heitse Clubwerk.

In dit nieuwsartikel praten we je graag even bij waar we nu staan en wat je de komende tijd kunt verwachten.

Heb je na het lezen van dit artikel vragen, stuur dan een mail naar clubwerk@svheythuysen.nl

Uitgangspunt: meer betrokkenheid en saamhorigheid binnen de club

Het voornaamste uitgangspunt van het nieuwe vrijwilligerswerk is het creëren van meer betrokkenheid bij de club en het bevorderen van saamhorigheid. Lid zijn van S.V. Heythuysen is vrijwillig maar niet vrijblijvend.

Net zoals vele verenigingen, kampt ook onze vereniging met een steeds kleiner vrijwilligersgilde. Dat betekent dat steeds minder mensen steeds meer moeten doen om onze mooie vereniging draaiende te houden. Dat is op de lange termijn niet houdbaar, maar ook op korte termijn zien we hier de gevolgen van. Bijvoorbeeld het niet geregeld krijgen van voldoende hulp bij keuken- en bardiensten.

Dat moet dus anders, want S.V. Heitse, det zeen wae same!

De handen uit de mouwen

Basis van het nieuwe vrijwilligersbeleid en -reglement is de verplichting om Clubwerk te verrichten. Concreet betekent dit dat (ouders van) spelende leden hun steentje gaan bijdragen aan het dagelijkse reilen en zeilen binnen de vereniging. Voor niet-spelende leden geldt deze verplichting niet, want velen van hen doen al belangrijk Clubwerk in team overstijgende functies en taken. Maar ook zij zijn van harte welkom voor het verrichten van aanvullend Clubwerk.

Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door het verrichten van een meer structurele functie zoals bijvoorbeeld een bestuurs- of commissiefunctie, trainer of leider. Deze taken noemen we ‘Team overstijgende functies’. Je leest er meer over in het vrijwilligersbeleid en het recent vastgestelde vrijwilligersreglement.

Daarnaast zijn er team overstijgende taken. Dat zijn taken en werkzaamheden waarvoor jij als lid straks ook kunt kiezen. Voorbeelden zijn het verrichten van keuken- of bardienst in de kantine, maar ook hulp bieden bij het organiseren en uitvoeren van activiteiten zoals de jaarlijkse Tulpenactie of de Vrijwilligersavond. Het aantal taken zal steeds verder uitgebreid worden, maar we starten met keuken- en bardienst omdat hier de nood het hoogst is.

Puntensysteem

S.V. Heitse Clubwerk werkt met een puntensysteem. Leden die kiezen voor het uitvoeren een team overstijgende taak (bijvoorbeeld keuken- of bardienst) kunnen hier punten mee verzamelen.

Op jaarbasis moeten 10 punten verdiend worden om te voldoen aan Clubwerk-verplichting.

In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld het verrichten van 2 keukendiensten en 1 bardienst. En het mooie is, dat je straks zelf mag kiezen welke datum voor jou het beste past. Dat regel je dan gemakkelijk met de Voetbal.nl app.

NB: Op dit moment zie je in de Voetbal.nl app onze testinrichting. Wij vragen leden om nu nog geen taken te kiezen.

Extra contributie

Wil je geen Clubwerk verrichten, dan betaal je een extra contributie. Voor het lopende seizoen is deze vastgesteld op 50 euro. We gaan je op korte termijn vragen welke keuze jij voor dit seizoen maakt.

Waar staan we nu?

Het vaststellen van vrijwilligersbeleid en -reglement vormt de noodzakelijke basis voor de uitrol van het S.V. Heitse Clubwerk. Maar het is een gigantische klus om dat organisatorisch goed te laten landen binnen onze vereniging.

Zo maar een greep uit de vele acties die lopende zijn:

  • Actualiseren ledenbestand;
  • Uitvragen aan leden of men kiest voor het verrichten van Clubwerk of de extra contributie (en dit verwerken in onze ledenadministratie);
  • Taken inrichten in de basisadministratie en ontsluiten via de Voetbal.nl app;
  • Inrichten Vrijwilligerscommissie.

De tijdelijke werkgroep Vrijwilligersbeleid heeft samen met het bestuur geconcludeerd dat we organisatorisch op dit moment nog onvoldoende klaar zijn om het nieuwe Clubwerk uit te rollen. Dat zal op een later tijdstip in dit seizoen gaan plaatsvinden.

Wat mag je op korte termijn verwachten?

Actualiseren van het ledenbestand

De eerste stap is het actualiseren van het ledenbestand. In de loop der tijd treedt er vervuiling van het ledenbestand op. Bijvoorbeeld door het verhuizen van een lid, wijziging van telefoonnummer of emailadres of de overstap van spelend naar niet-spelend lid.

We gaan op korte termijn (vrijdag 30 september) alle leden benaderen voor het controleren en actualiseren van de gegevens. Dat gaan we doen door middel van een persoonlijke e-mailnieuwsbrief. Daarin zie je jouw gegevens zoals die op dit moment geregistreerd staan en bieden we je direct de mogelijkheid om deze online te actualiseren.

Tevens leggen we aan spelende leden de vraag voor of je kiest voor het verrichten van Clubwerk of de extra contributie van 50 euro.

Gemakkelijker kunnen we het niet maken.

Vervolgens worden deze gegevens verwerkt in onze ledenadministratie, de basis voor ons vrijwilligersbeleid.

Voetbal.nl app

Op dit moment maakt 75% van onze leden gebruik van de Voetbal.nl app. Dat kan én moet hoger. De Voetbal.nl app is een onmisbare tool in het Clubwerk. Je kunt er je beschikbaarheid en voorkeuren in opgeven en je taken kiezen.

Op onze website vindt je inmiddels een heldere handleiding voor de Voetbal.nl app. De komende tijd zullen we aanvullende promotie-acties gaan uitvoeren om het gebruik van de app verder te bevorderen.

Gebruik jij de app nog niet? Bekijk dan de handleiding op onze website. De Voetbal.nl app is beschikbaar voor zowel Apple als Android smartphones.

Regelmatige communicatie

Vanuit de vereniging zullen we regelmatig communiceren over het nieuwe vrijwilligersbeleid. Dat doen we bijvoorbeeld door het inrichten van apart Vrijwilligersmenu op onze website, maar ook door het plaatsen van nieuwsberichten op onze website, Club-TV en social media of het versturen van een online leden-nieuwsbrief.

Vragen, tips of suggesties?

Het nieuwe S.V. Clubwerk is niet iets van het bestuur of een vrijwilligerscommissie. Het is van alle leden van de vereniging. Heb je een vraag, tips of een suggestie? Laat het ons dan weten en stuur een mail naar de vrijwilligerscommissie.

Ik heb een vraag, tip of suggestie

Daarnaast hopen wij dat leden ook onderling met elkaar het gesprek aangaan over dit belangrijke onderwerp. Zo kunnen we samen werken aan de juiste cultuur en saamhorigheid binnen onze vereniging.

Want, S.V. Heitse, det zeen wae same!

Bestuur en werkgroep Vrijwilligersbeleid