Vrijwilligersbeleid

Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 13 mei 2022 is het Vrijwilligersbeleid van S.V. Heythuysen vastgesteld. Dit beleid vormt de grondslag voor het verder uitwerken en uitbouwen van een succesvol vrijwilligersbeleid.

Op deze pagina tref je de tekst-versie van het vastgestelde beleid.

Liever als Pdf downloaden? Klik dan op onderstaande button om het bestand te downloaden.

Download Pdf Vrijwilligersbeleid S.V. Heythuysen (553 Kb)

Samenvatting

Je leest in dit document de uitwerking van het vrijwilligersbeleid van voetbalvereniging S.V. Heythuysen. Het is tot stand gekomen door onderzoek te doen bij verschillende andere verenigingen die al enkele jaren met succes een soortgelijk vrijwilligersbeleid hebben ingevoerd.

Vrijwilligers spelen een cruciale rol in het voortbestaan van onze club. Om de toekomst van S.V. Heythuysen zeker te stellen en de vereniging levend te houden en te laten groeien en bloeien, is er voor gekozen om van alle spelende leden binnen de vereniging extra contributie te vragen als onderdeel van de reguliere contributie. Deze kunnen ze door het doen van clubwerk terugverdienen.

Hopelijk is het voor velen een stimulans om zo ook een steentje bij te dragen. Het is zeker rechtvaardiger voor vrijwilligers die de club nu al helpen. Ieder lid moet een steentje bijdragen, want zonder hulp komt de vereniging niet in beweging en komt zelfs het voortbestaan in gevaar.

De extra contributie bedraagt € 50,- per seizoen en wordt éénmalig per seizoen geïncasseerd. Als een spelend lid (of ouder) zich opgeeft voor clubwerk wordt de premie bij hem / haar niet geïnd.

Als er meerdere jeugdspelers onder de 16 jaar op één adres wonen, hoeft maar 1 x extra contributie te worden voldaan én dat geldt ook voor het uitvoeren van clubwerk om de extra contributie niet te hoeven betalen. Bij spelers tot 16 jaar worden de ouders gevraagd het clubwerk uit te voeren. Broers, zussen, opa’s en oma’s kunnen ook clubwerk doen én punten op naam van het oudste kind verdienen.

Het bestuur hoopt dat door het draaien van vrijwilligersdiensten de saamhorigheid, gezelligheid en binding met de club nog groter wordt, zodat de toekomst van de club wordt gewaarborgd.

Inleiding

Zoals veel andere voetbalverenigingen ervaart voetbalvereniging S.V. Heythuysen dat het in toenemende mate lastig is om vrijwilligers te vinden voor de verschillende taken en functies binnen de vereniging. Daardoor komt het werk dat gedaan moet worden op de schouders van steeds minder of steeds dezelfde vrijwilligers.

Vele oproepen ten spijt blijft er een tekort aan vrijwilligers. Dit heeft vooral zijn weerslag op de kantinebezetting. Het wordt steeds moeilijker om bar- en keukendiensten te bemensen. De druk neemt echter ook steeds meer toe op voetbal-gerelateerde functies als scheidsrechters, leiders en trainers en bij andere functies zoals het schoonmaken van het complex, in sommige commissies etc. Het werk wordt steeds meer gedaan door minder mensen.

In navolging van andere verenigingen heeft S.V. Heythuysen in de algemene ledenvergadering van 13 mei 2022 besloten om extra contributie als onderdeel van de reguliere contributie in te voeren. Hiermee hopen wij de leden te stimuleren ook een vrijwillig steentje bij te dragen.

Een rechtvaardig systeem, je meldt je aan als vrijwilliger of je betaalt extra contributie als onderdeel van de reguliere contributie aan de vereniging.

Het hoofddoel van de extra contributie is het verkrijgen van voldoende vrijwilligers om alle taken en / of functies bij voetbalvereniging S.V. Heythuysen te kunnen verrichten. Daarnaast blijkt uit het onderzoek bij andere verenigingen dat de saamhorigheid, gezelligheid en betrokkenheid van leden bij de club ook toeneemt. Natuurlijk zal de vereniging ook meer geld ontvangen van mensen die geen vrijwilligerswerk verrichten, maar het hoofddoel is extra handjes en niet extra geld.

Meer vrijwilligers betekent meer sociale contacten én meer betrokkenheid bij een bruisende en gezellige vereniging waar je graag een onderdeel van uit maakt. Daar zijn verenigingen uit ontstaan en daar willen wij op voortbouwen.

In dit document zijn de kaders van het vrijwilligersbeleid van voetbalvereniging S.V. Heythuysen nader uitgewerkt met een heldere definitie van erkend clubwerk. De verschillende spelregels die hierbij gelden worden op dit moment nader uitgewerkt in een vrijwilligersreglement wat later dit jaar ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de leden.

Het vrijwilligersbeleid

Algemeen

S.V. Heythuysen draait al 100 jaar nagenoeg volledig op de inzet van vrijwilligers, voetballers en niet-voetballers. De ene vrijwilliger besteedt meer tijd aan S.V. Heythuysen dan de andere. Dat geeft niet, iedere bijdrage – klein of groot – wordt enorm op prijs gesteld. Willen we echter de continuïteit van de vereniging waarborgen, dan moeten er meer mensen actief worden als vrijwilliger. Het alternatief kan zijn het aantrekken van enkele betaalde professionele krachten, alleen leidt dit tot een forse contributieverhoging, iets wat het bestuur vooralsnog als ongewenst heeft bestempeld. Daarom doet het bestuur van S.V. Heythuysen een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. De club vervult ook een sociale en maatschappelijke functie, leden dragen daar aan bij en hebben er zelf baat bij.

Het vrijwilligersbeleid van S.V. Heythuysen is gebaseerd op het volgende principe:

  • iedereen MAG lid worden van S.V. Heythuysen
  • ieder lid heeft RECHT op het volgen van trainingen en het spelen van wedstrijden
  • ieder lid heeft de PLICHT om bij te dragen aan de organisatie van S.V. Heythuysen

Met dit principe maakt S.V. Heythuysen duidelijk dat het lidmaatschap van de vereniging een wederzijdse verplichting is tussen de vereniging en haar leden. Dit is de basis voor het kunnen verantwoorden en implementeren van het vrijwilligersbeleid.

Het vrijwilligerswerk = Erkend clubwerk

Erkend clubwerk bij voetbalvereniging S.V. Heythuysen is werk dat in georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht t.b.v. de vereniging en door het bestuur is erkend. Onbetaald clubwerk betekent dat er geen financiële vergoeding tegenover staat. Wel ontvang je voor de uitvoering van een functie of een taak punten.

Vrijwillig is niet vrijblijvend. Eenmaal opgegeven voor een functie of toegewezen aan een taak, zal deze ook volgens de vooraf gestelde en gecommuniceerde beschrijving / voorwaarde moeten worden ingevuld. Iemand die geen clubwerk wil of kan verrichten vinden wij al spijtig genoeg. Een vrijwilliger die zich wel laat inroosteren maar niet of te laat komt opdagen geeft nog veel grotere problemen in de operatie van de vereniging.

De vrijwilliger

We spreken over 2 soorten vrijwilligers:

  1. De spontane vrijwilliger: Een vrijwilliger die zonder enige plichtstelling clubwerk verricht voor S.V. Heythuysen
  2. De plicht vrijwilliger: Een vrijwilliger die het clubwerk verricht om te kunnen voldoen aan de plichtstelling om geen extra contributie te hoeven betalen

De spontane vrijwilliger betaalt geen extra contributie. Beide soorten vrijwilligers worden opgenomen in de vrijwilligersadministratie en zo doende meegenomen in de functietoewijzing en / of het inroosteren van taken.

De doelgroep

  • Alle spelende leden van voetbalvereniging S.V. Heythuysen die aan het begin van het voetbalseizoen (meetpunt 1 juli) 16 jaar of ouder zijn;
  • Ouders of verzorgers van een jeugdlid dat aan het begin van het voetbalseizoen (meetpunt 1 juli) jonger is dan 16 jaar;
  • Indien op hetzelfde woonadres meerdere spelende jeugdleden (< 16 jaar) woonachtig zijn, dan geldt de voorgaande regel voor alleen 1 spelend lid;
  • Leden van het G-voetbal zijn in beginsel uitgezonderd, maar worden uiteraard van harte aangemoedigd om ook hun steentje bij te dragen daar waar mogelijk.

De Clubwerk matrix

We maken onderscheid naar functies en taken:

  1. Een functie wordt gekenmerkt door het feit dat hiervoor een inspanningsverplichting geldt, en geen urenverplichting. Een functie geldt voor
    het gehele seizoen;
  2. Een taak is een rol, zoals bardiensten, dat roulerend door verschillende leden wordt ingevuld. Er wordt een rooster opgesteld, waarbij de vrijwilligers (teams)
    in verschillende diensten worden ingeroosterd. Met een taak vallen punten te verdienen.

Daarnaast maken we onderscheid naar team gebonden taken en team overstijgende taken. Omdat er ook team gebonden functies zijn (trainer, leider) kan
gesproken worden over een begrippenkader met 2 dimensies; een matrix:

Het Clubwerk

Team overstijgende functies
Dit zijn de bestuursfuncties, commissiefuncties, coördinatoren etc. Invulling van een dergelijke functie betekent dat er volledig voldaan wordt aan de plichtstelling van het clubwerk zolang de vrijwilliger deze functie vervult. Geen registratie van uren of punten.

Team gebonden functies
Dit zijn functies die voor een specifiek team worden uitgevoerd, bijvoorbeeld (onbetaalde) leiders en trainers. Invulling van een dergelijke functie betekent dat er
volledig voldaan wordt aan de plichtstelling van het clubwerk, zolang de vrijwilliger deze functie vervult. Geen registratie van uren of punten.

Team overstijgende taken
Dit zijn taken die middels een rooster aan meerdere mensen worden toegewezen, zoals bardienst, keukendienst, schoonmaakdienst, etc. Door uitoefening van deze taken ontvang je punten. Uren besteed aan deze taken verminderen dus de plicht tot het doen van clubwerk.

Team gebonden taken
Dit zijn taken die voor een specifiek team worden uitgevoerd. Zij worden bij toerbeurt door spelende teamleden of (voor leden onder de 16 jaar) ouders van spelende teamleden ingevuld. Hieronder vallen taken als het rijden van ploeggenoten / kinderen naar uitwedstrijden, kleedkamers na gebruik schoon achterlaten, wassen van sportkleding, en het incidenteel vlaggen bij wedstrijden. Met deze taken valt geen punten te behalen.

De plichtstelling
De plichtstelling voor het lopende voetbalseizoen 01-07 t/m 30-06 luidt:

  1. Het vervullen, gedurende het gehele seizoen, van een functie behorend tot de categorie team overstijgende of team gebonden functie; of
  2. Het behalen van minimaal 10 punten voor werkzaamheden behorend tot de categorie team overstijgende taken; of
  3. Het betalen van een extra contributie van € 50,- per seizoen.

Het bestuur van S.V. Heythuysen stelt zich ten doel het vrijwilligersbeleid de komende tijd verder te ontwikkelen en aan te passen daar waar nodig. Wijzigingen zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de ALV.

Beoogde organisatie

Bestuurslid vrijwilligerscommissie
Binnen het bestuur wordt een bestuurslid verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid en de aansturing van de vrijwilligerscommissie.

Vrijwilligerscommissie
Met het nieuwe vrijwilligersbeleid komt er een extra commissie binnen de club met een voorzitter die bestuursverantwoordelijk is voor de vrijwilligerscommissie. De commissie bestaat naast de voorzitter uit 2 ondersteunende leden.

De voornaamste taak van deze commissie is het voorbereiden, administreren (en opzetten van een sluitend systeem hiervoor) en handhaven/controleren van het
vrijwilligersbeleid. Daarnaast kan deze commissie voorstellen aan het bestuur doen voor het verder vormen en waar nodig bijstellen van dit vrijwilligersbeleid.

Coördinatoren
De vrijwilligerscommissie kan niet alles alleen. Daarom worden er binnen de bestaande commissies coördinatoren aangewezen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde uitvoeringsaspecten van het vrijwilligersbeleid (bijvoorbeeld het bijhouden / verantwoorden of aan de taakplicht wordt voldaan).

Vrijwilligersreglement

Voor de praktische invulling van het bovenbeschreven vrijwilligersbeleid is een aantal spelregels noodzakelijk. Hierbij valt te denken aan nadere details omtrent de
plichtstelling, communicatie met leden en een sanctie- en coulancebeleid.

Deze spelregels worden op dit moment nader uitgewerkt in een vrijwilligersreglement wat op 16 september 2022 ter goedkeuring aan de ALV zal worden voorgelegd.

Administratie

Voor de vrijwilligersadministratie is de keuze gevallen op Sportlink in combinatie met de Voetbal.nl app. In Sportlink wordt ook de leden administratie bijgehouden, waardoor alle gegevens direct beschikbaar en actueel zijn.

Middels de Voetbal.nl app worden taken gepubliceerd, kunnen leden aangeven wat hun voorkeur voor clubwerk is, kunnen zij zich inschrijven voor taken en het aantal te werken en gewerkte uren inzien.

Functies en taken

Voor de functies en taken binnen S.V. Heythuysen wordt verwezen naar het functieboek. Het functieboek is nog in ontwikkeling.

Procesbeschrijvingen

Met de invoering van het vrijwilligersbeleid komen er een aantal nieuwe processen bij (bijvoorbeeld aangeven van voorkeurstaken, inroosteren van taken etc.) en zijn aanpassingen in bestaande processen noodzakelijk (bijvoorbeeld aanmelding nieuwe leden en innen extra contributie).

Voor deze procesbeschrijvingen wordt verwezen naar het document procesbeschrijvingen. Dit document is nog in ontwikkeling.

Werkinstructies

Met de invoering van het vrijwilligersbeleid zijn werkinstructies noodzakelijk voor het vervullen van het clubwerk (bijvoorbeeld voor het draaien van bar- en/of
keukendiensten en het gebruik van de Voetbal.nl app).

Deze werkinstructies zullen aan de leden ter beschikking worden gesteld bij uitoefening van de gekozen taken.

Tot slot

Vrijwilligersbeleid, vrijwilligersreglement, functieboek, procesbeschrijvingen en werkinstructies vormen een onlosmakelijk geheel. Tezamen geven zij aan welke rechten en verplichtingen gelden voor alle (spelende) leden van S.V. Heythuysen ten aanzien van hun bijdrage als vrijwilliger voor de club.

Vrijwilligersbeleid en vrijwilligersreglement behoeven goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering.

Functieboek, procesbeschrijvingen en werkinstructies kunnen door het bestuur in samenspraak met de vrijwilligerscommissie worden vastgesteld en gewijzigd binnen de kaders en randvoorwaarden van beleid en reglement.