Verslag speciale Algemene Ledenvergadering 22 juni 2023

“Leden planten zaadje voor toekomst van de club”

Jongstleden 22 juni vond een speciale algemene ledenvergadering plaats met als belangrijkste onderwerp “de toekomst van onze club”.

De vergadering was aangekondigd met een uitdagend affiche en dat was misschien wel de reden waarom er uiteindelijk maar liefst 75 leden aanwezig waren. Een fantastische opkomst wat een enorme opsteker is voor het bestuur!

De vergadering werd anders dan normaal geopend met een warming up in de vorm van een stelling, waarop alle aanwezigen konden reageren via Mentimeter. De stelling luidde: “S.V. Heythuysen staat er goed voor en is klaar voor de toekomst”.

Na de warming up deed Ivo Franssen het openingswoord, waarin hij iedereen welkom heette en in het kort het doel en de achtergrond van deze speciale vergadering toelichtte. Ook stond hij even stil bij enkele hoogtepunten van het afgelopen seizoen.

Voordat het belangrijke onderwerp toekomst ter sprake kwam, werden er eerst nog enkele andere agendapunten behandeld.

Kantine nieuwe stijl

Als eerste was daar het project Kantine Nieuwe Stijl. Het bestuur gaf aan op korte termijn weer een verbetering van de kantine te willen doorvoeren en heeft daar budget voor vrijgemaakt. Het betreft o.a. een aankleding van de bar en als het even meezit ook het plafond.

Aanpassing Huishoudelijk Reglement

Het tweede betrof een aanpassing in het Huishoudelijk Reglement, die nog duidelijker moet maken naar alle leden dat er consequenties zijn ten aanzien van het te laat opzeggen van het lidmaatschap. In de afgelopen jaren kwam het veelvuldig voor dat leden zich in de loop van het seizoen alsnog afmelden, terwijl op dat moment de teamindelingen al staan.
Het voorstel van het bestuur was om de bestaande tekst in het HHR aan te scherpen, zodat er geen misverstand over kan bestaan dat opzegging dient te geschieden vóór 1 juli van elk jaar. Gebeurt opzegging na die datum, dan is toch gewoon de volledige contributie verschuldigd (inclusief de extra contributie voor het niet uitvoeren van Clubwerk aangezien deze onderdeel is van de reguliere contributie).

Het voorstel is door de Algemene Ledenvergadering aangenomen. Daarbij werd door enkele leden wel de kanttekening geplaatst dat het bestuur in voorkomende situaties coulance zou moeten betrachten, als het betreffende lid door onverwachte omstandigheden (zoals b.v. een ingrijpende blessure) zijn lidmaatschap besluit op te zeggen.

Het huishoudelijk reglement zal worden aangepast en zo snel mogelijk op de website worden gepubliceerd.

Vrijwilligersbeleid

Het volgende agendapunt betrof het Vrijwilligersbeleid. Dit onderdeel nam Danny Hanssen voor zijn rekening. Na een toepasselijke opening waarin op ludieke wijze uitgebeeld werd dat het invoeren van een nieuw beleid en het veranderen van de clubcultuur tijd en geduld vergt, vroeg Danny aan de leden om te delen hoe zij het eerste jaar van het nieuwe beleid hebben ervaren.

Daarna gaf hij een korte presentatie met enkele cijfers, waaruit blijkt dat de start hoopgevend kan worden genoemd. Ook was er een spontaan applaus van de aanwezige leden voor onze super-vrijwilligers die afgelopen seizoen de kantine draaiende hebben gehouden op dagen dat er geen inschrijvingen waren via de voetbal.nl app. Uit de cijfers blijkt dat er behoorlijk wat leden zijn die extra contributie moeten betalen omdat ze geen clubwerk hebben verricht, maar daar staat gelukkig tegenover dat er nog veel meer leden zijn die dat wel hebben gedaan. Overall een positief beeld dus, met zeker nog ruimte voor verbetering.

Het voorstel van het bestuur was om het in gang gezette beleid in het volgende seizoen te continueren, maar wel het extra contributiebedrag te verhogen tot € 100,-. Dit voorstel werd in stemming gebracht en met 65 stemmen voor en 10 tegen aangenomen.

Na de stemming ontstond er overigens nog wel enige discussie, waaruit bleek dat het nieuwe vrijwilligersbeleid niet in alle details bekend is bij sommige leden Dit was in ieder geval een leerpunt voor de toekomst, in die zin dat nooit genoeg aandacht kan worden besteed aan het communiceren en blijven herhalen van de nieuwe spelregels en afspraken.

Toekomst S.V. Heythuysen

Na de 3 formele agendapunten was het tijd om daadwerkelijk over de toekomst van de vereniging te gaan praten. Speciaal voor dit onderdeel was Debbie Jans aangetrokken, die als extern verenigingsondersteuner veel ervaring heeft met dit soort trajecten. Debbie staat ook ons bestuur bij, in het in gang gezette verenigingsontwikkelingstraject.

Aan de hand van stellingen werd de leden gevraagd hun mening/reactie te geven. Was je het eens met de stelling, dan mocht je een gele kaart opsteken. Was je het oneens, dan de rode kaart. Na elke peiling ging Debbie in gesprek met leden om het onderwerp in kwestie uit te diepen.

In de notulen die binnenkort in concept worden verspreid is alles in detail vastgelegd. Het voert te ver om hier alle indrukken en reacties weer te geven, maar we sommen wel alle stellingen op met de “uitslag” van de peiling.

Zo rond de klok van 22:00 uur was het tijd voor een afronding. Een belangrijk doel voor deze avond was om een concreet vervolg af te spreken om door te praten over de gepresenteerde thema’s en daaruit uiteindelijk een toekomstvisie voor de club te vormen. De bedoeling is dat deze “denktank” in september, meteen bij de start van het nieuwe seizoen, haar eerste bijeenkomst zal hebben.

Er vond ook nog een tweede meting plaats over de stelling van het begin van de vergadering. De score was exact hetzelfde als de eerste meting.

Tot slot bedankte Ivo Debbie voor haar bijdrage aan de avond, maar zeker ook de aanwezige leden voor hun input en niet in de laatste plaats hun geweldige opkomst. Het was een geslaagde avond, waarin het eerste zaadje is geplant voor een verdergaande bespreking en beschouwing op de belangrijkste toekomstvragen voor de club.

Blijf het nieuws daarom op de voet volgen!
SV Heitse, det zeen wae same!